泰州电脑培训_泰州平面设计培训_泰州室内设计培训_泰州网络营销培训_泰州动漫设计培训_泰州商务办公培训_泰州网页设计培训
您当前位置:泰州电脑培训网>>电脑办公>>电脑办公实战班>>浏览文章

Word打印技巧详解

2014-3-7 16:55:37本站原创 【字体:

  相信有很多经常使用word的人对打印技巧不是特别了解,然而学习Word打印技巧有助于更有效率的打印文档,为办公节省大量的时间。大家可以先打开word,然后选择“文件→打印”,在“页面范围”部分中选择“当前页”项,则Word会打印出当前光标所在页的内容。如果选择了“页码范围”项,就可以在这里键入指定的页码或页码范围,如“1-1”可以打印第1页内容,“1-3”可以打印出第1页至第3页的全部内容。如果想打印一些某连续页码的内容,必须依次键入页码,并以逗号相隔,连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码,并以连字符相连,例如“2,4-6,8”就可以打印第2.4.5.6和第8页。

  打印指定部分

  如果只想打印出某一页的部分文件,请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容,选择“文件→打印”,再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。

  无麻点打印图片

  有时在Word中嵌入一幅图片,用针式打印机打出来后,图片中的白色部分总有一些麻点,非常难看,其实,可以将这些麻点去除:导入一张图片后,右击选择“设置图片格式”,并在打开的“设置图片格式”对话框中单击“图片”选项卡,选择“颜色”下拉列表框中的“灰色”选项,接上打印机,打印出来的图片就不会出现麻点了。

  黑白打印

  单击“文件→打印”,在“打印”窗口选中一打印机后,按下“属性”按钮,选择灰色或黑色打印方式,也可以使图片中的麻点消失掉。

  只打印奇数页或偶数页

  如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页,那么可以在“打印”对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”或“偶数页”。

  用不同的格式打印文件

  在“新建”对话框中,Word可以根据不同的要求,打印出不同格式的文件,如草稿、打印到文件等,这样就可以大大方便用户的办公需要。

  打印指定的节

  Word可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。如果想打印一节内的多页,可以键入“p 页码 s 节号”,例如打印第3节的第5页到第7页,只要键入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整节,只要键入“s 节号”,如“s3”;如果想打印不连续的节,可以依次键入节号,并以逗号分隔,如“s3,s5”;如果想打印跨越多节的若干节,只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号,并以连字符分隔,如“p2s2-p3s5”。

  打印草稿

  为了加快文件的打印速度,可单击“打印”窗口中的“选项”按钮,再在打开的“打印”选项卡的“打印选项”下选中“草稿输出”复选框,这样就能实现以草稿质量打印文件,但此时无法打印格式或图形。不过,需要注意的是,该选项需要打印机的支持,某些打印机可能不支持此选项,请认真查阅有关说明文件。

  逆页序打印

  在打印一个文件时,经常把最前面一页放在最下面,而把最后一页放在最上面,然后再一张一张地重新翻过来,文件不长倒也好,如果长了,一张一张重新手工排序会相当麻烦。其实,只要在Word中单击打印对话框中的“选项”按钮,并在打开的“打印”对话框中选中“逆页序打印”选项并确定,以后Word就会把文件从最后面一页开始打起,直至第一页,这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。

  按纸型缩放打印

  在Word的打印对话框的右下方有一个“缩放”选项区域,只要用鼠标单击“按纸型缩放”下拉列表框,再选择所使用的纸张即可实现缩印。如在编辑文件时所设的页面为A4大小,而你却想使用16开纸打印,那只要选择16开纸型,Word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上,完全不需重新设置页面并重新排版。

  按每页版数缩印

  注意一下Word打印对话框的右下方“缩放”选项区域,单击 “每页的版数”下拉列表框,从中选择版数,即可把内容打印到相应的版数上了。通过此技术,可以把一页纸的内容,打印成16个版,真正实现缩印。

  打印副本

  打印多份同一个文件,没必要按几次“打印”按钮,只要在“打印”对话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数,即可同时打印出几份同一个文件的内容。

  如果选中“逐份打印”选项,则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份,这样就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后,再打印以后各页。

  打印批注或属性

  有时文件一多,想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或属性,这样便于归档和管理。要打印批注或属性非常容易,只要在Word打印对话框中用鼠标单击“打印内容”下拉列表框,然后选择想打印的某项内容(如“文件属性”、“批注”和“样式”等),按下“确定”后即可打印。

  横向打印

  在编制试卷时经常需要使用8开纸打印,而Word的页面设置中仅提供了16开纸型,于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。其实,没有必要这么麻烦:选择“文件→页面设置”,单击“纸型”标签,选择“纸型”为“自定义大小”,并把“高度”设为26厘米,“宽度”设为36.8厘米,再把“方向”选为“横向”,这样就做出了一个8开纸了,编辑完成后直接打印出来就可以了。

  异地打印方案

  如果你家里没有打印机,只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的打印机的驱动程序,然后在Word打印对话框中选择“打印到文件”选项,接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上,如a:\output.prn,最后到公司或朋友的电脑,进入Windows的DOS窗口,并输入:copy a:\output.prn /b prn(注意一定要有/b参数,否则会出错),再接通打印机,装上纸即可打印出来了。

  取消无法继续的打印任务

  有时在打印Word文件中间,会遇到打印机卡纸等中断情况,关闭打印机电源取出纸后再打开电源打印,却会发现无法继续进行了。这时,无需重新启动系统,只要双击任务栏上的打印机图标,再取消打印工作即可。

  防止Word打印信封时打偏

  在使用Word打印信封时,经常会将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可:选择“工具→信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。

  嵌入TrueType字体

  单击“工具→选项”,选中“嵌入TrueType字体”,这样可以把创建此文件所用的TrueType字体与文件保存在一起,当在另一台机器上打开此文件时,即使这台机器没有安装创建此文件的字体,仍可用这些字体来查看和打印文件,而不会使用默认的字体来代替。不过,要注意的是,创建文件的字体必须是True Type字体,否则无法被嵌入。

  当采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文件的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”复选框。

  在打印预览窗口编辑文件

  编辑好文件后,选择“文件→打印预览”命令进入预览状态,在预览状态下,鼠标变成一个放大镜的形状,单击左键可以对窗口进行缩放,如果想要编辑文件时,只要单击预览快捷工具栏上的“放大镜”命令即可。

  让打印文字不再重叠

  有时用Word编辑文件时,明明觉得设置得很正常,而且打印预览时文字也排列得非常整齐,但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了一起。这时可以选择“文件→页面设置”命令,对页面的纸张大小,纸张类型,按照用户所使用的纸张进行设置,并且对行距、字间距等参数进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。

  折页打印

  如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。利用Word完全可以做出:选择“视图→页眉和页脚”,而后切换至第一页的页脚(或页眉)。对两分栏来说,可在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2-1}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2}页”。输入时先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下Ctrl+F9键,输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符,完成后,分别选中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“更新域”,即可显示每页左右两栏的正确页码。

  此方法可以进一步扩展,如对三分栏文字来说,必须将每栏“第页”之间的域代码修改为“{={PAGE}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和“{={PAGE}*3}”。再按上面介绍的方法更新即可。N分栏则是“{={PAGE}*N-(N-1)}”、“{={PAGE}*N-(N-2)}”……“{={PAGE}*N}”,并要注意通过先将其选中,然后右击鼠标,选择快捷菜单中的“切换域代码”命令来更新域。

  反片输出文件

  利用WPS 2000/Office中的打印输出窗口中的“反片输出”功能可以制作出反片效果。其实,在Word中也能实现:按下Ctrl+P打印对话框,然后单击打印机的“属性”按钮,在打开的打印机属性设置对话框中单击“高级”按钮,然后选择“打印机功能”中“Mirror Print”下拉框中“True”项(视不同打印机会有不同选项),然后连续按下“确定”三次即可把文件反片输出来了。

  避免打印出不必要的附加信息

  有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字域代码等。通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加信息:在打印前选择“工具→选项”,单击“打印”标签,然后取消“打印文件的附加信息”下所有复选框即可。

  打印含窗体的格式化文件

  利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件,方便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。如果想利用已事先打印好的含窗体的空白文件(即在填写区还没有填写内容)打印多份不同的统计信息,只要选择“工具→选项”,再选择“打印”标签,选中“只用于当前文档的选项”下的“仅打印窗体城内容”复选框,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文件打印出来。

  快速打印Word快捷键

  使用Word快捷键,确实可以给带来很多方便。不过,通过下面的技巧,可以把Word中的所有快捷键打印出来的方法:启动Word,再选择“工具→宏”,再单击“宏的位置”下拉列表框,选择“Word 命令”。然后在“宏名”框中,选择ListCommands命令,单击“运行”按钮。接着在出现的“命令列表”对话框中,选择“当前菜单和快捷键设置”,单击“确定”按钮。此时Word会生成当前所有菜单和快捷键的列表。最后要做的只是选择“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷键。

  快速取消后台打印任务

  当给打印机发出打印任务后,会在Word的状态栏上出现打印机图标,说明Word正在后台打印文件,而打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务,不过你的动作可要快一些,否则将无法取消打印任务。

  一般在默认状态下,Word会显示状态栏。如果没有显示,请执行“工具”菜单中的“选项”,再选择“视图”选项卡,然后选中“显示”下的“状态栏”复选框,按“确定”按钮即可显示状态栏。

  打印指定页

  选择“文件→打印”,在“页面范围”部分中选择“当前页”项,则Word会打印出当前光标所在页的内容。如果选择了“页码范围”项,就可以在这里键入指定的页码或页码范围,如“1-1”可以打印第1页内容,“1-3”可以打印出第1页至第3页的全部内容。如果想打印一些某连续页码的内容,必须依次键入页码,并以逗号相隔,连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码,并以连字符相连,例如“2,4-6,8”就可以打印第2.4.5.6和第8页。

  打印指定部分

  如果只想打印出某一页的部分文件,请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容,选择“文件→打印”,再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。

  无麻点打印图片

  有时在Word中嵌入一幅图片,用针式打印机打出来后,图片中的白色部分总有一些麻点,非常难看,其实,可以将这些麻点去除:导入一张图片后,右击选择“设置图片格式”,并在打开的“设置图片格式”对话框中单击“图片”选项卡,选择“颜色”下拉列表框中的“灰色”选项,接上打印机,打印出来的图片就不会出现麻点了。

  黑白打印

  单击“文件→打印”,在“打印”窗口选中一打印机后,按下“属性”按钮,选择灰色或黑色打印方式,也可以使图片中的麻点消失掉。

  只打印奇数页或偶数页

  如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页,那么可以在“打印”对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”或“偶数页”。

  用不同的格式打印文件

  在“新建”对话框中,Word可以根据不同的要求,打印出不同格式的文件,如草稿、打印到文件等,这样就可以大大方便用户的办公需要。

  打印指定的节

  Word可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。如果想打印一节内的多页,可以键入“p 页码 s 节号”,例如打印第3节的第5页到第7页,只要键入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整节,只要键入“s 节号”,如“s3”;如果想打印不连续的节,可以依次键入节号,并以逗号分隔,如“s3,s5”;如果想打印跨越多节的若干节,只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号,并以连字符分隔,如“p2s2-p3s5”。

  打印草稿

  为了加快文件的打印速度,可单击“打印”窗口中的“选项”按钮,再在打开的“打印”选项卡的“打印选项”下选中“草稿输出”复选框,这样就能实现以草稿质量打印文件,但此时无法打印格式或图形。不过,需要注意的是,该选项需要打印机的支持,某些打印机可能不支持此选项,请认真查阅有关说明文件。

  逆页序打印

  在打印一个文件时,经常把最前面一页放在最下面,而把最后一页放在最上面,然后再一张一张地重新翻过来,文件不长倒也好,如果长了,一张一张重新手工排序会相当麻烦。其实,只要在Word中单击打印对话框中的“选项”按钮,并在打开的“打印”对话框中选中“逆页序打印”选项并确定,以后Word就会把文件从最后面一页开始打起,直至第一页,这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。

  按纸型缩放打印

  在Word的打印对话框的右下方有一个“缩放”选项区域,只要用鼠标单击“按纸型缩放”下拉列表框,再选择所使用的纸张即可实现缩印。如在编辑文件时所设的页面为A4大小,而你却想使用16开纸打印,那只要选择16开纸型,Word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上,完全不需重新设置页面并重新排版。

  按每页版数缩印

  注意一下Word打印对话框的右下方“缩放”选项区域,单击 “每页的版数”下拉列表框,从中选择版数,即可把内容打印到相应的版数上了。通过此技术,可以把一页纸的内容,打印成16个版,真正实现缩印。

  打印副本

  打印多份同一个文件,没必要按几次“打印”按钮,只要在“打印”对话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数,即可同时打印出几份同一个文件的内容。

  如果选中“逐份打印”选项,则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份,这样就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后,再打印以后各页。

  打印批注或属性

  有时文件一多,想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或属性,这样便于归档和管理。要打印批注或属性非常容易,只要在Word打印对话框中用鼠标单击“打印内容”下拉列表框,然后选择想打印的某项内容(如“文件属性”、“批注”和“样式”等),按下“确定”后即可打印。

  横向打印

  在编制试卷时经常需要使用8开纸打印,而Word的页面设置中仅提供了16开纸型,于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。其实,没有必要这么麻烦:选择“文件→页面设置”,单击“纸型”标签,选择“纸型”为“自定义大小”,并把“高度”设为26厘米,“宽度”设为36.8厘米,再把“方向”选为“横向”,这样就做出了一个8开纸了,编辑完成后直接打印出来就可以了。

  异地打印方案

  如果你家里没有打印机,只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的打印机的驱动程序,然后在Word打印对话框中选择“打印到文件”选项,接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上,如a:\output.prn,最后到公司或朋友的电脑,进入Windows的DOS窗口,并输入:copy a:\output.prn /b prn(注意一定要有/b参数,否则会出错),再接通打印机,装上纸即可打印出来了。

  取消无法继续的打印任务

  有时在打印Word文件中间,会遇到打印机卡纸等中断情况,关闭打印机电源取出纸后再打开电源打印,却会发现无法继续进行了。这时,无需重新启动系统,只要双击任务栏上的打印机图标,再取消打印工作即可。

  防止Word打印信封时打偏

  在使用Word打印信封时,经常会将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可:选择“工具→信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。

  嵌入TrueType字体

  单击“工具→选项”,选中“嵌入TrueType字体”,这样可以把创建此文件所用的TrueType字体与文件保存在一起,当在另一台机器上打开此文件时,即使这台机器没有安装创建此文件的字体,仍可用这些字体来查看和打印文件,而不会使用默认的字体来代替。不过,要注意的是,创建文件的字体必须是True Type字体,否则无法被嵌入。

  当采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文件的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”复选框。

  在打印预览窗口编辑文件

  编辑好文件后,选择“文件→打印预览”命令进入预览状态,在预览状态下,鼠标变成一个放大镜的形状,单击左键可以对窗口进行缩放,如果想要编辑文件时,只要单击预览快捷工具栏上的“放大镜”命令即可。

  让打印文字不再重叠

  有时用Word编辑文件时,明明觉得设置得很正常,而且打印预览时文字也排列得非常整齐,但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了一起。这时可以选择“文件→页面设置”命令,对页面的纸张大小,纸张类型,按照用户所使用的纸张进行设置,并且对行距、字间距等参数进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。

  折页打印

  如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。利用Word完全可以做出:选择“视图→页眉和页脚”,而后切换至第一页的页脚(或页眉)。对两分栏来说,可在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2-1}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2}页”。输入时先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下Ctrl+F9键,输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符,完成后,分别选中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“更新域”,即可显示每页左右两栏的正确页码。

  此方法可以进一步扩展,如对三分栏文字来说,必须将每栏“第页”之间的域代码修改为“{={PAGE}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和“{={PAGE}*3}”。再按上面介绍的方法更新即可。N分栏则是“{={PAGE}*N-(N-1)}”、“{={PAGE}*N-(N-2)}”……“{={PAGE}*N}”,并要注意通过先将其选中,然后右击鼠标,选择快捷菜单中的“切换域代码”命令来更新域。

  反片输出文件

  利用WPS 2000/Office中的打印输出窗口中的“反片输出”功能可以制作出反片效果。其实,在Word中也能实现:按下Ctrl+P打印对话框,然后单击打印机的“属性”按钮,在打开的打印机属性设置对话框中单击“高级”按钮,然后选择“打印机功能”中“Mirror Print”下拉框中“True”项(视不同打印机会有不同选项),然后连续按下“确定”三次即可把文件反片输出来了。

  避免打印出不必要的附加信息

  有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字域代码等。通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加信息:在打印前选择“工具→选项”,单击“打印”标签,然后取消“打印文件的附加信息”下所有复选框即可。

  打印含窗体的格式化文件

  利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件,方便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。如果想利用已事先打印好的含窗体的空白文件(即在填写区还没有填写内容)打印多份不同的统计信息,只要选择“工具→选项”,再选择“打印”标签,选中“只用于当前文档的选项”下的“仅打印窗体城内容”复选框,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文件打印出来。

  快速打印Word快捷键

  使用Word快捷键,确实可以给带来很多方便。不过,通过下面的技巧,可以把Word中的所有快捷键打印出来的方法:启动Word,再选择“工具→宏”,再单击“宏的位置”下拉列表框,选择“Word 命令”。然后在“宏名”框中,选择ListCommands命令,单击“运行”按钮。接着在出现的“命令列表”对话框中,选择“当前菜单和快捷键设置”,单击“确定”按钮。此时Word会生成当前所有菜单和快捷键的列表。最后要做的只是选择“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷键。

  快速取消后台打印任务

  当给打印机发出打印任务后,会在Word的状态栏上出现打印机图标,说明Word正在后台打印文件,而打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务,不过你的动作可要快一些,否则将无法取消打印任务。

  一般在默认状态下,Word会显示状态栏。如果没有显示,请执行“工具”菜单中的“选项”,再选择“视图”选项卡,然后选中“显示”下的“状态栏”复选框,按“确定”按钮即可显示状态栏。

分享按钮


视觉焦点

每日推荐